 | 13.04.2015 Administratívne práce sú často obsadzované a zároveň veľmi obľúbené brigády medzi mladými ľuďmi, najmä vysokoškolákmi. Stále častejšie zamestnávatelia vyžadujú od uchádzačov o tieto pozíciu aj zaslanie motivačného listu. Čo do neho uviesť, čo vynechať a ako motivačným listom zaujať? Práve to je obsahom tohto článku. |
Požiadavky na uchádzačov o administratívne práce
Aby sme vedeli napísať dobrý motivačný list, musíme najskôr vedieť aké požiadavky sú kladené na uchádzačov o pozíciu v administratíve. Tie sa v istých veciach líšia od ostatných pracovných pozícií. V našom zozname požiadaviek vychádzame z reálnych požiadaviek zamestnávateľov, ktorí na portáli Brigada.sk inzerovali pracovné pozície v administratíve v tomto roku (2015):
- Anglický jazyk minimálne na úrovni pokročilý (často aktívna znalosť)
- MS Word – pokročilý (niektoré ponuky vyžadovali len základnú znalosť)
- MS Excel – pokročilý (niektoré ponuky vyžadovali len základnú znalosť)
- Internet (e-mail, www) pokročilý
- Základy fakturácie, skladového hospodárstva (len pri niektorých ponukách)
- Zodpovedný, spoľahlivý (veľmi často sa vyskytujúce v ponukách))
- Samostatný a kreatívny
- Aktívny prístup k riešeniu problémov
- Flexibilita, komunikatívnosť, príjemné vystupovanie (veľmi často sa vyskytujúce v ponukách)
- Vysoká úroveň písomného prejavu (štylistika, gramatika)
- Systematické myslenie
- Prehľad a pozitívny vzťah k oblasti, v ktorej firma pôsobí
Pomerne veľký rozsah požiadaviek, však?. Niektoré však určite spĺňate bez akéhokoľvek štúdia alebo prípravy, ak zvažujete prácu v administratíve. Nie je možné, aby ste sa v motivačnom liste vyjadrili k úplne všetkým požiadavkám. Treba vybrať a vyjadriť sa hlavne k tým, ktoré sú podľa vás kľúčové (vžiť sa do pozície zamestnávateľa, resp. personalistu). Čím lepšie sa vám podarí odhadnúť myslenie personalistu a prototyp ideálneho zamestnanca, tým väčšia je šanca, že motivačný list, ktorý napíšete, ho môže zaujať. Pozor, ale na to aby ste nezačali klamať, nerobiť zo seba niekoho iného a hlavne nepreceňovať svoje zručnosti a skúsenosti.
Ako písať motivačný list - práca v administratíve
Motivačný list je formálny dokument. Na tento fakt by ste nemali pri jeho písaní zabúdať. Je teda veľmi dôležitá formálna úprava, gramatika aj výber slov a slovných spojení. To ostatné je na vašej kreativite, schopnosti presvedčiť a zaujať. Motivačný list nemá striktne určené čo všetko musí a nemôže obsahovať (tak ako je to pri životopise). Naopak máte možnosť zaujať aj netradičným motivačným listom. Tu však dajte pozor na to v akej spoločnosti sa o administratívnu pozíciu uchádzate. Príklad motivačného listu nájdete aj v našej poradni, neváhajte si ho pozrieť.
Takto nejako by mohol vyzerať postup písania motivačného listu pre brigádu v administratíve. Berieme pritom ohľad na požiadavky uvedené vyššie a zároveň sa snažíme presvedčiť človeka, ktorý bude motivačný list čítať (či už je to budúci nadriadený alebo personalista), že sme vhodným kandidátom.
1. Kde ste sa dozvedeli o ponúkanej pozícií?
Nebolo by úplne vhodné ak by ste uviedli, že ste náhodou videli nejakú ponuku na dverách spoločnosti. Ideálne je, ak spoločnosť na svojej web stránke inzeruje svoje ponuky, kde túto ponuku uvidíte (sekcia Kariéra, Pracovné ponuky a pod.). Určite každého zamestnávateľa poteší ak sa dozvie, že ste si všimli pozíciu uverejnenú na jeho webe. Vhodné je uviesť samozrejme aj to, že ste na pracovných portáloch prehľadávali viacero ponúk a jeho ponuka vás zaujala.
2. Čo viete ponúknuť a čo môžu ponúknuť vám?
Čo reálne môžete ponúknuť zamestnávateľovi – vaše zručnosti – jazykové, počítačové, iné špecifické zručnosti, ktoré môžete pri práci využiť. Z požiadaviek je to nevyhnutne anglický jazyk, a to najčastejšie na úrovni pokročilý. Ak ovládate ešte nejaké jazyky, určite ich uveďte. Zamestnávatelia to často pokladajú za veľkú výhodu. Ovládate strojopis? Pri tejto práci je rýchlosť a správnosť písania veľmi dôležitá, určite to do motivačného listu uveďte. Máte dokonca nejaký jazykový kurz? Spomeňte ho. To všetko výstižne a presvedčivo. Zamestnávateľovi musí byť hneď jasné, že túto zručnosť skutočne máte a ste schopný ho o tom hneď presvedčiť. Ste kreatívny? Dokážte to na krátkom príklade zo života.
3. Máte nejaké skúsenosti?
Tejto téme venujte pozornosť vtedy, ak sa v inzeráte požaduje nejaká prax, alebo už máte nejaké pracovné skúsenosti v administratíve. Ak prax nemáte a nevyžaduje sa ani v pracovnej ponuke, túto tému nespomínajte. Určite neuvádzajte vety typu: „Ešte som doteraz nepracoval v tejto oblasti, tak dúfam, že mi dáte šancu“. Šancu určite dostanete! Stačí zamestnávateľa presvedčiť vašimi zručnosťami a vlastnosťami.
Ak je prax jednou z požiadaviek, mali by ste zvážiť vašu reakciu na takúto ponuku. Ak to zamestnávateľ uvedie do inzerátu, z tejto požiadavky takmer nikdy nepoľaví. Medzi pracovné skúsenosti neuvádzajte čokoľvek. Ak zamestnávateľ požaduje prax, má na mysli prax v tejto oblasti na pracovnej pozícií s rovnakou alebo veľmi podobnou náplňou práce.
4. Prečo práve ja?
Túto otázku by ste si mali pri písaní motivačného listu položiť vždy. Nájdite niekoľko dôvodov prečo by ste mohli byť lepší kandidát ako ostatní – vyberte ten najlepší dôvod, prečo práve VY by ste mali byť ten najlepší kandidát pre pozíciu v tejto firme.
